Prowadzenie własnej działalności to ciągłe planowanie, kalkulowanie oraz oszczędzanie i inwestowanie.
Rok 2020 trudno jednoznacznie ocenić, bo dla każdego był inny, ale niewątpliwie był to rok szczególny i zapamiętamy go na długo. Część z nas poradziła sobie świetnie, często podejmując decyzje, na które wcześniej nie było czasu ani odwagi, wyznaczając sobie nowe cele i stawiając na rozwój osobisty. Ten czas zmusił nas do szybkiego działania i odnalezienia się w sytuacji, w której jeszcze nigdy nie byliśmy.
Do tej pory nie zastanawialiśmy się co będzie jutro. Stały przypływ gotówki pozwalał na spokojne życie, regulowanie zobowiązań osobistych i firmowych. Nikt z nas nie pomyślał, że nadejdzie taki dzień, w którym to ktoś za nas zadecyduje czy możemy świadczyć usługi i realizować się zawodowo.
Teraz patrząc z perspektywy kilku miesięcy życia w niepewności gospodarczej większość z nas zadaje sobie pytanie – co zrobić żeby przetrwać kolejny rok? Czy można zmniejszyć koszty działalności ? Jak się zabezpieczyć na przyszłość przed taką sytuacją? Co zrobić żeby przetrwać kolejny rok? To pytanie do samego siebie, bo sytuacja każdego z nas jest inna i każdy powinien poszukać dla siebie optymalnego rozwiązania. Często patrzymy na znajomych bądź przyjaciół i podejmujemy podobne decyzje. Tymczasem sprawdź własne możliwości i sytuację, bo ona nie musi być taka sama. Skupić się na sobie i na tym co jest dla Ciebie najlepsze, da Ci poczucie bezpieczeństwa oraz uchroni przed niepewnością w takim czasie jak obecny.
Czy można zmniejszyć koszty działalności?
Sprawdź wszystkie koszty dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej. Zacznij od tych, które zabierają największy % Twojego przychodu. Najczęściej to wynagrodzenia pracowników.
Co powinnaś wiedzieć o kosztach wynagrodzeń?
Przede wszystkim ile kosztuje Cię każdy Twój pracownik – poszukaj kosztu całkowitego ponoszonego przez pracodawcę. Czy wiesz, że płacąc pracownikowi wynagrodzenie w wysokości 2000,00 miesięcznie netto ponosisz dodatkowe koszty w wysokości 62% od tej kwoty czyli – 1240,00 złotych miesięcznie. Te dodatkowe koszty to składki zus i podatek od wynagrodzeń. Zobacz łączny koszt pracodawcy to już 3240,00 miesięcznie. Czy to dużo? To zależy za jaką kwotę zostaną sprzedane usługi dla Twoich klientów świadczone przez tego pracownika. Musisz policzyć ile dni w miesiącu Twój pracownik pracuje tylko na koszty swojego wynagrodzenia. Od którego dnia miesiąca zaczyna pracować już dla Ciebie. To ważne, kupujesz jego czas więc musisz mieć z tej transakcji wymierny zysk. Jeżeli razem zarabiacie to pamiętaj i doceń go.
Podałam przykładową kwotę wynagrodzenia, jednak musisz policzyć kwotę kosztu całkowitego dla każdego Twojego pracownika. Poproś księgową o pomoc w wyliczeniu – dla niej to kilka sekund i wynik gotowy. Znając koszty zatrudnienia pracownika sprawdzasz jaki przychód (sprzedaż usług) generuje pracownik, od tego przychodu odliczasz koszty zatrudnienia i sprawdzasz ile zostaje. Najlepiej rozliczać każdego pracownika indywidualnie. Mając informację jakie koszty i przychody generuje Twój pracownik wiesz ile Ci zostaje na pokrycie pozostałych kosztów. Wynagrodzenie pracownika stanowi największą część kosztów w działalności usługowej.
Czynsz jako jeden z głównych kosztów
Lokal, w którym prowadzisz działalność nie jest Twoją własnością, więc musisz co miesiąc płacić za korzystanie z niego i pochłania to znaczną część Twoich przychodów. Czasami warto się zastanowić nad zakupem czegoś własnego. Myślisz, że to nie dla Ciebie, że nie masz takich pieniędzy na zakup za gotówkę? Może warto skorzystać z kredytu na zakup lokalu. Co miesiąc płacisz określoną kwotę za korzystanie z lokalu i to właściciel tego lokalu Twoimi pieniędzmi odkłada na swoją emeryturę. Zastanawiasz się jak to możliwe? Możliwe i bardzo proste. Otrzymuje od Ciebie co miesiąc stałą kwotę i z tej kwoty część przeznacza na spłatę kredytu, który zaciągnął, żeby następnie wynająć Ci lokal. Jeżeli Twoja sytuacja jest już stabilna, masz stałe klientki i zaczynasz zatrudniać pracowników to zacznij to liczyć. Może warto zastanowić się i kupić taki lokal w kredycie – zamiast płacić czynsz obcej osobie. Zainwestuj na przyszłość i zacznij spłacać kredyt, a pozostałą kwotę oszczędzać i odkładać. Mając własny lokal i spłacając kredyt odkładasz na swoją emeryturę i zostaje Ci określona kwota pieniędzy w kieszeni. Trudno tak samemu narzucić sobie regularne odkładanie określonej kwoty co miesiąc, bo zawsze jest coś pilniejszego do kupienia lub zapłacenia. A tak, spłacasz raty i za kilka lat będziesz miała własny lokal, który będzie Twoją lokatą kapitału i zabezpieczeniem na przyszłość. Pomyśl, wielkie bogactwa biorą się z małych oszczędności i inwestowania.
Jakie abonamenty płacisz co miesiąc?
Usługi abonamentowe – telefon, internet, domeny i inne, które ponosisz co miesiąc, bez względu na to czy salon funkcjonuje. Sprawdź wysokość abonamentów – może są lepsze oferty. Ponosisz koszty, bo otrzymujesz co miesiąc fakturę i nie zastanawiasz się czy możesz płacić mniej. Możesz, trzeba negocjować i sprawdzać czy rzeczywiście wykorzystujesz to za co płacisz. Może w skali miesiąca to nie są duże oszczędności, ale w skali roku a czasami kliku lat to już znaczne kwoty. Może nawet da się sfinansować egzotyczne wakacje.
Kredyty i leasingi jako obciążenie budżetu firmowego?
Podejmując decyzję o zakupie drogich maszyn i urządzeń oraz samochodu zawsze policz co Ci się opłaca. Jeżeli to nie jest Twoją najsilniejszą stroną, poproś księgową, która policzy jakie będą odsetki od kredytu lub koszty leasingu.
Decydujesz się na zakup drogiego urządzenia, a nie stać Cię na zakup za gotówkę? Wpadasz na pomysł: „to może kredyt”, „przyjaciółka podpowiada, to może leasing? – ja mam i się sprawdza”. Zaczynasz się zastanawiać, bo super jak masz w salonie mega drogie urządzenie i marzysz, że wszystkie Twoje klientki skorzystają z tych super zabiegów za duże pieniądze. Potem już marzysz o wakacjach, na które będzie Cię stać. Rozmawiasz z przedstawicielem firmy, robi prezentację urządzenia i roztacza wizję dochodów. Pamiętaj, sprawdź jakie jest zainteresowanie takimi usługami w Twoim salonie. Każdy stały koszt rozłożony na wiele lat powoduje dodatkowe obciążenie Twojego budżetu i wszystko dobrze jak są klientki. A co będzie jak moda przeminie i wejdą kolejne urządzenia, a Ty zostaniesz z kredytem lub leasingiem, a na koniec z urządzeniem, które po kilku latach nie będzie już generowało dochodów? Może warto pomyśleć nad skorzystaniem z usługi najmu takiego urządzenia – 2 do 3 dni w miesiącu i wtedy wykonywać zabiegi dla zainteresowanych klientów. Oczywiście korzystanie z najmu kosztuje więcej, ale nie jest obciążeniem na lata. Można pójść dalej i nie ponosisz kosztów ubezpieczenia ani serwisowania tych urządzeń, a to też konkretna kwota w budżecie co miesiąc.
Materiały i produkty do wykonania usług
Materiały kupuj na bieżąco, korzystaj z promocji oraz odwiedzaj targi kosmetyczne. Sprawdzaj ceny materiałów, na których pracujesz w różnych hurtowniach. Kupuj w pakietach. Przy większych zakupach sprawdzaj okres przydatności.
Koszty reklamy i inne zakupy
Sprawdzaj czy reklama, za którą płacisz rzeczywiście działa. Pytaj klientów skąd się dowiedzieli o Twoim salonie i prowadź ewidencję. Jeżeli reklama nie przynosi oczekiwanych efektów zrezygnuj z niej. Analizuj wszystkie koszty, czy rzeczywiście ponoszenie ich jest niezbędne do funkcjonowania salonu. Do wszystkich umów, które nie są niezbędne do funkcjonowania salonu zrób wypowiedzenie. Każda oszczędność jest ważna. Często decydując się na wznowienie umowy po jakimś czasie dostajesz dużo lepszą ofertę.
Planuj większe wydatki
Zastanów się nad każdym większym wydatkiem dotyczącym działalności. Jeżeli jest niezbędny do prowadzenia działalności lub może przyczynić się do zwiększenia sprzedaży – ponieś go. Jeżeli masz wątpliwości – zaczekaj na ustabilizowanie sytuacji rynkowej.
Wybierz odpowiednią formę opodatkowania
I to jest wyzwanie dla każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą, a właściwie dla księgowej, która policzy i podpowie co będzie najkorzystniejsze w przypadku takiej działalności.
Zawsze końcówka roku powinna być czasem, w którym sprawdzasz jakie cele i w jakim stopniu zostały zrealizowane. Analizujesz swoje przychody i koszty, bo masz już dane za cały rok. Zaczynasz się zastanawiać czy wybrałaś właściwą formę opodatkowania swojej działalności. I to wymaga już wiedzy podatkowo-księgowej. Trzeba przeanalizować dane finansowe i przeliczyć każdą możliwość opodatkowania (karta, ryczałt, podatek dochodowy wg. zasad ogólnych lub podatek liniowy).
W przypadku usług kosmetycznych i fryzjerskich wybór jest duży. Można korzystać z każdej formy opodatkowania. Wybór optymalnej nie jest prosty, bo musi być dokonany na podstawie danych za rok poprzedni oraz perspektyw w roku następnym. Ale oczywiście wszystko da się policzyć. Należy jeszcze sprawdzić czy przy wyborze odpowiedniej formy będzie można wykonywać wszystkie usługi oraz wykorzystać przysługujące ulgi.
Przy niektórych formach nie można skorzystać z ulgi na dzieci (karta, podatek liniowy, ryczałt). Odliczenie na jedno dziecko to kwota 1112,04 zł, ale na czwórkę dzieci to już kwota – 6924,12. Ulga jest odliczana bezpośrednio od podatku oraz od składek zus, które płacisz co miesiąc. Zapłacony zus i podatek mogą do Ciebie wrócić – przynajmniej częściowo.
Przy niektórych formach opodatkowania nie możesz rozliczać się z małżonkiem (ryczałt, podatek liniowy, karta podatkowa).
Przy niektórych formach opodatkowania nie możesz wykonywać wszystkich usług (karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany).
Przy niektórych formach opodatkowania nie możesz korzystać z preferencyjnej składki zus plus (karta podatkowa bez podatku vat).
Składka preferencyjna – mały zus plus – minimalna to miesięcznie kwota – 246,80, stawka podstawowa to 992,30 + Fundusz Pracy – 76,84 = łącznie 1069,14 . Miesięcznie możesz zaoszczędzić – 822,34, rocznie 12*822,34 = 9868,08. A przez 36 miesięcy – 29604,24 (bo to maksymalny okres korzystania z preferencyjnych składek).
Jak się zabezpieczyć na przyszłość?
Ten trudny rok dał nam wszystkim dużo do myślenia i powinien być zapalnikiem do zmiany przyzwyczajeń i wyrobienia nawyków oszczędzania oraz odkładania na „czarną godzinę”. Finansiści mówią o budowaniu poduszki finansowej. Możesz to nazwać jak chcesz, zacznij to robić, a będziesz mogła spokojnie przetrwać trudny czas w przyszłości.
Od czego zacząć? Od małych oszczędności – konsekwentnie co miesiąc odkładaj sobie 100-200 lub 300 złotych. Finalnie kwota, którą odkładasz powinna stanowić 10% Twoich miesięcznych dochodów. Czy to dużo? Raczej nie. Wystarczy zrezygnować z kilku prywatnych zakupów lub zaoszczędzić na kosztach działalności. Ważne jest to, aby oszczędzać regularnie i systematycznie.
Zbudowanie poduszki finansowej, powinno być głównym celem oszczędności, warto więc na nią przeznaczyć dodatkowe wynagrodzenia, niespodziewane zastrzyki gotówki czy po prostu nadwyżkę w budżecie domowym. Im szybciej zbudujesz poduszkę, tym lepiej.
Od czego zacząć budowanie? Policz swoje miesięczne wydatki (raty kredytów, wyżywienie, opłaty, transport). Kwotę, którą uzyskasz z tego sumowania pomnóż przez 3, 6 lub 12 miesięcy. Jeżeli Twoje koszty są na poziomie 2000,00 miesięcznie to:
Wartość minimalna (3*2000,00=6000,00)
Wartość optymalna (6*2000,00=12000,00)
Wartość idealna (12*2000,00=24000,00)
W ten prosty sposób policzyliśmy wartość poduszki finansowej dla Ciebie. Wartość, którą wybierzesz jest wartością do zaoszczędzenia i odłożenia na wydzielone konto bankowe na nieoczekiwane wydatki lub brak dochodów.
Teraz czas na działanie
Liczysz dokładnie koszty, sprawdzasz, ile możesz zaoszczędzić, rezygnujesz z rzeczy zbędnych i regularnie odkładasz na wydzielony rachunek bankowy. Po kilku miesiącach regularnego odkładania na konto i wyeliminowania zbędnych wydatków zbierzesz konkretną kwotę. Sprawdź jeszcze czy zaoszczędzisz na składkach zus i podatku. Działaj konsekwentnie.
Inwestuj w siebie
Podnoś swoje kwalifikacje i rozwijaj umiejętności. Inwestycja w siebie to najlepsza inwestycja. Świadome planowanie swojego biznesu, kontrola oraz konsekwencja to najlepsza droga do osiągnięcia sukcesu.
Anna Aniszewska
Prezes BEAUTY TAX – pierwszego biura księgowego dla Branży Beauty www.beautyrazem.pl/tax/
